PENDALAMAN Ms. EXCEL FORMULA, IF, KONVERSI, ANGKA KE HURUF

PENDALAMAN Ms. EXCEL

FORMULA, IF, KONVERSI, ANGKA KE HURUF

A.    Istilah umum dalam Microsoft Excel

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1.      Row heading

Row heading (kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row heading juga berfungsi sebagai salah satu bagiab dari panunjuk sel. Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.      Column heading

Column heading (kepala kolom), adalah penunjukan lokasi kolom pada lembar kerja aktif. Sama halnya dengan Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel. Kolom di simbol dengan abjad A-Z dan gabungnya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB, sampai dengan AZ lalu kolom BA, BB sampai dengan BZ begitu seterus samapi kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom), sungguh suatu lembar kerja yang sangat besat, bukan, (65.536 baris dengan 256 kolom).

3.      Cell pointer

Cell pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh sel A1 berarti perpotonngan antara kolom A dengan baris 1.

4.      Formula Bar

Formula bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam microsoft Excel pengetikkan rumus harus di awali dengan tanda ‘=’. Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapt diketikkan =A1+B1.

a.      Menggunakan penunjuk sel (cell pointer)

Cell pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksu dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakkan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat manggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggeser pointer dengan keuboard:

Tombol	Fungsi
	Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan, atau bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Shift+tab	Pindah satu sel ke kiri
Shuft+enter	Pindah satu sel ke atas
Home	Pindah ke kolom A pada baris yang sedang di pilih
Ctrl+Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl+End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layar keatas
PgDn	Pindah satu layar kebawah
Alt+PgUp	Pindah satu layar ke kiri
Alt+PgDn	Pindah satu layar ke kanan
Ctrl+ PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl+PgDn	Pindah dari satutab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

B.     Mengenal Formula

Formula adalah fasilitas excel 2007 berupa persamaan yang dapat melakukan opersi perhitungan nilai pada data pada worksheet. Dalam hal penulisan, formula selalu diawali dengan tanda sama dengan (=), ini merupakan syarat penulisan sebuah formula.

Formula dapat berisi operator, referensi, atau suatu fungsi tertentu. Operator disini adalah tanda atau simbol yang melambangkan suatu operasi perhitungan. Berikut operator yang sering digunakan dalam operasi perhitungan.

Formula adalah rangkaian nilai, referensi sel, fungsi-fungsi, atau operator hitung yang dipadukan untuk menghasilkan nilai baru kedalam sel. Formula selalu diawali dengan simbol sama dengan (=). Sedangkan tempat untuk menuliskan rangkaian formula dinamakan formula bar.

1.      Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari program Microsoft Excel, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah:

§  + (tanda plus), artinya penjumlahan, misalnya =7+8

§  - (tanda minus), artinya pengurangan, misalnya = 85-19

§  * (tanda bintang), artinya perkalian, misalnya = 10*5

§  / (tanda garis miring), artinya pembagian, misalnya =3/3

§  % (tanda persen), artinya persentase, misalnya 100%

§  ^(tanda sisipan), artinya, pemangkatan, misalnya =3^2

Cara menggunakan formula pada aplikasi Excel sebetulnya mudah, karena yang relatif sulit adalah menentukan komponen-komponen penyusunnya, fungsi yang digunakan, serta argumen yang menyertainya. Untuk menggunakan formula ini Anda tinggal melakukan klik mouse pada sel atau range dimana Anda ingin menempatkan hasil perhitungan. Sebagai contoh, pada tabel dibawah ini tentunya Anda harus melakukan klik mouse pada sel D3 yang akan menyimpan hasil perhitungan dari sel B3 serta sel C3, dan berikutnya Anda tinggal menuliskan formula yang sesuai pada sel D3 tersebut.

Misalkan saja formula yang akan Anda gunakan pada tabel diatas adalah Harga dikali Jumlah, maka tahapan yang Anda lakukan adalah:

• Klik sel D3
• Ketikan tanda =
• Klik sel B3
• Ketikan tanda *
• Klik sel C3
• Tekan Enter

Hasilnya secara otomatis akan ditampilkan pada sel D3 yaitu 25000.

Formula yang Anda tuliskan bisa dilihat sekaligus dimuat dalam sebuah bar yang dinamakan dengan Formula Bar. Anda tentu mengenal lokasi formula bar ini yang merupakan suatu bar kosong dengan tulisan fx disampingnya serta terletak di bagian atas bidang kerja utama aplikasi Excel.

 

                                                                                                                               

Jika suatu sel Anda isi dengan data biasa maka isi sel ini akan sama dengan isi pada formula bar, namun jika suatu sel Anda isi dengan formula maka sel akan menampilkan hasil perhitungan dan formula bar akan memuat formulanya. Sebagai contoh, pada gambar berikut ini dapat dilihat bahwa sel D3 menampilkan data 25000 yang merupakan hasil perhitungan, sementara formula bar menampilkan =B3*C3 yang merupakan formula yang digunakan. Jika Anda hendak menyunting formula tersebut maka Anda tinggal meng-klik mouse pada formula bar atau menekan tombol F2 pada keyboard.

1.      Menggunakan Function Library

Pada aplikasi Excel 2010, Function Library bisa Anda temukan pada ribbon didalam tab Formulas. Isinya berupa seperangkat tombol-tombol perintah penggunaan fungsi yang terbagi kedalam beberapa kategori spesifik seperti misalnya fungsi yang berhubungan dengan akunting dan keuangan dimuat dalam kategori Financial, fungsi yang berhubungan dengan operasi matematika dimuat dalam kategori Math & Trig, dan demikian seterusnya

 

Untuk menggunakannya, klik pada sel dimana Anda ingin menuliskan hasil perhitungan kemudian klik salah satu tombol yang sesuai pada group Function Library tersebut. Berikutnya pada daftar pilihan fungsi yang ditampilkan, klik pada fungsi yang ingin Anda gunakan.

Kotak dialog Function Arguments kemudian akan ditampilkan dan Anda tinggal mengisikan argumen pada kolom-kolom isian yang telah disediakan didalam kotak dialog tersebut sesuai dengan aturan penulisan formulanya. Argumen-argumen ini akan dibahas di bagian lain dalam rangkaian artikel ini.

 

Selain tombol-tombol perintah yang spesifik untuk kategori fungsi tertentu, dalam group Function Library ini terdapat beberapa tombol perintah lain yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penulisan formula, yaitu:

• Insert Functions: Jika Anda klik maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Function yang berisikan seluruh fungsi yang ada berikut kategorinya. Anda tinggal memilih fungsi yang sesuai untuk langsung menggunakannya. Fasilitas pencarian juga disediakan dalam kotak dialog ini untuk membantu Anda mencari fungsi tertentu secara cepat.
• AutoSum: Tombol ini bisa Anda gunakan untuk menuliskan fungsi-fungsi dasar yang umum digunakan.
• Recently Used: Berisikan daftar fungsi-fungsi terakhir yang pernah Anda kerjakan.

2.      Menuliskan Formula Secara Manual

`Selain dengan bantuan Function Library, Anda juga dapat menuliskan formula berikut argumen-argumen yang menyertainya secara manual. Cara ini mungkin terlihat lebih sulit tapi pada penerapannya kadang malah lebih mudah dengan cara manual ini dibandingkan dengan menggunakan Function Library. Banyak para praktisi Excel yang malah selalu menuliskan formula dengan cara manual ini, alasannya terutama karena penulisan argumen formula bisa dikustomisasi / divariasikan dengan lebih bebas. Keuntungan lainnya adalah Anda akan lebih mengenal lagi argumen untuk suatu formula tertentu hingga Anda bisa menuliskannya pada sembarang versi Excel tanpa harus mencari tahu terlebih dahulu dimana letak dan bagaimana cara penggunaan tombol-tombol perintah Function Library pada tiap-tiap versi Excel.

Mengingat banyaknya pengguna Excel yang lebih memilih penulisan formula secara manual maka pada beberapa versi Excel yang terakhir (2007 / 2010 / 2013), Microsoft pun memberikan fitur-fitur bantuan untuk mempermudah penulisan formula secara manual ini. Fitur-fitur bantuan ini diantaranya adalah:

• Intellisense: Fitur ini merupakan sebuah fitur AutoComplete yang akan menjaga penulisan nama fungsi dari kesalahan ketik sekaligus mempercepat Anda dalam menuliskan nama fungsi yang akan digunakan. Sebagai contoh misalkan Anda hendak menggunakan fungsi SUM, maka didalam sel Anda tinggal mengetikan tanda “=” diikuti huruf “S”. Perhatikan bahwa Excel akan menampilkan daftar semua nama fungsi yang berawalan huruf S. Berikutnya dari daftar tersebut Anda tinggal klik-ganda pada nama fungsi SUM untuk memuatnya pada formula bar.

• Keterangan Penulisan Argumen: Setelah Anda memilih nama fungsi, berikutnya Excel akan memberikan bantuan informasi tentang argumen-argumen untuk fungsi tersebut. Sebagai contoh pada gambar berikut ini, dapat dilihat argumen-argumen yang digunakan pada fungsi VLOOKUP, yaitu lookup value, table_array, dst.

Untuk keseragaman pembahasan sekaligus untuk membantu Anda agar lebih mengenal pola / aturan argumen-argumen pada suatu formula Excel, maka dalam rangkaian artikel ini akan digunakan cara penulisan formula secara manual.

A.   MENGGUNAKAN FUNGSI

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umummnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Fungsi IF merupakan fungsi logika, yang artinya suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar jika syarat terpenuhi serta bernilai salah jika syarat tidak terpenuhi. Secara umum rumus fungsi IF dalam Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

             IF(LoØgical_Test;Value_if_True;Value_if_false) atau

             IF(Syarat;Hasil_Jika_Syarat_Terpenuhi;Hasil_Jika_Syarat_Tidak_Terpenuhi)Ø

Dimana:

             logical_test merupakan syarat dari§ percabangan.

             value_if_true merupakan nilai jika§ syarat percabangan terpenuhi.

             value_if_false merupakan nilai jika§ syarat percabangan tidak terpenuhi.

Langkah-langkah untuk menyelesaikannya melalui function wizard adalah sebagai berikut :

• Klik pada sel D3.
• Klik dari menu Klik Insert - > Function , kemudian muncul window seperti ini , pilih Fungsi IF, klik OK

• Ubah setting pada window fungsi IF seperti berikut :

Pada Logical Test ditulis C3 > 50 adalah karena di sel C3 lah letak dari nilai yang akan dilakukan penyeleksian. Ketikkan syaratnya pada isian logical_test, misalnya C3>50, yang artinya jika data di cell C3 lebih besar atau sama dengan 50 maka bernilai benar dan jika kurang dari 50 maka bernilai salah. Ketikkan teks “Lulus” pada isian value_if_true, yang artinya jika pada logical_test bernilai benar maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan. Ketikkan teks “Tidak Lulus” pada isian value_if_false, yang artinya jika pada logical_test bernilai salah maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.

• Klik OK. Copy-kan formula ke sel dibawahnya.

Dari gambar diatas kita dapat menggunakan fungsi IF untuk memberikan hasil pada keterangan berdasarkan nilai yang didapat. Coba buat tabel seperti pada gambar diatas, dengan mengosongkan data keterangan karena akan diisi menggunakan rumus fungsi IF.

=IF(C3<=50;”Tidak Lulus”;”Lulus”)

Kemudian tekan enter untuk melihat hasilnya, setelah terlihat hasilnya coba copy kan rumus Setelah selesai coba masukan rumus berikut ini pada sel D3.

 tersebut untuk sel D4 sampai dengan D7.

Fungsi IF diatas adalah fungsi IF sederhana,  kita bisa menggabungkan beberapa fungsi bersamaan dengan Fungsi IF.

3.      Beberapa fungsi yang sering digunakan

Fungsi Average (...)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE (number1,number2,...) dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

Ada pula operator referensi yang digunakan pada range atau penggabungan beberapa referensi.

ü  : (titik dua), untuk menunjukkan sebuah referensi pada semua cell yang terdapat di atara kedua referensi. Contoh E15:E30

ü  , (koma), untuk menggabungkan beberapa referensi menjadi satu referensi. Contoh (AVERAGE(A15,C5:C15))

Terdapat pula operator perbandingan yang digunakan untuk membandingkan antara dua nilai, berikut operator yang digunakan untuk perbandingan.

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan drajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

·         = (tanda sama dengan)

·         > (Tanda lebih dari)

·         < (tanda kurang dari)

·         >= (tanda lebih dari sama dengan)

·         <= (tanda kurang dari sama dengan)

·         <> (tanda tidak sama dengan)